Η ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗ ΕΠΑΡΚΕΙΑ ΤΩΝ ΟΡΓΑΝΙΣΜΩΝ ΚΑΙ Ο ΡΟΛΟΣ ΤΗΣ ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΗΣ

του Νίκου Δεπούντη
Συμβούλου Ποιότητας, Κέντρο Καινοτομίας Κατασκευών του ΕΜΠ *

Στην κατεύθυνση της αποδοτικής αξιοποίησης του Εθνικού Στρατηγικού Πλαισίου Αναφοράς (ΕΣΠΑ) 2007-2013 οι Οργανισμοί και Υπηρεσίες του Δημοσίου και ευρύτερου Δημόσιου Τομέα, μεταξύ των οποίων και τα επαγγελματικά επιμελητήρια, Νομαρχίες, Δήμοι και αναπτυξιακές επιχειρήσεις, καλούνται να προχωρήσουν σε ουσιαστική αναβάθμιση του συστήματος διαχείρισης τους, ώστε να υλοποιούν τα έργα που αναλαμβάνουν με πιο αποτελεσματικό και αποδοτικό τρόπο.

Ειδικότερα, τίθεται ως απαραίτητη προϋπόθεση η ενίσχυση της διοικητικής αποτελεσματικότητας όλων των φορέων υλοποίησης (δικαιούχων) συγχρηματοδοτούμενων έργων, με τη θέσπιση κανόνων επιβεβαίωσης της διαχειριστικής επάρκειάς τους πριν από την ανάληψη της ευθύνης για την εκτέλεση των έργων. Στο πλαίσιο αυτό απορρέουσα ανάγκη αποτελεί η εγκατάσταση ενός αποδοτικού Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας δομημένο, με τρόπο που θα καλύπτει τις ουσιαστικές αλλά και τις τυπικές απαιτήσεις του Ελληνικού Προτύπου ΕΛΟΤ 1429 «Διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημοσίου χαρακτήρα - Απαιτήσεις» και εξειδικεύονται στους οδηγούς:
ΕΛΟΤ 1431-1 «Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης δημοσίων τεχνικών έργων υποδομής»,
ΕΛΟΤ 1431-2 «Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης δημοσίων συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών»,
ΕΛΟΤ 1431-3 «Οδηγός εφαρμογής του ΕΛΟΤ 1429 για οργανισμούς υλοποίησης συγκεκριμένων δράσεων με ίδια μέσα»,
Στην ίδια σειρά προτύπων ανήκει και η προδιαγραφή ΕΛΟΤ 1432 «Διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημοσίου χαρακτήρα – Απαιτήσεις για διεργασίες αξιολόγησης και αξιολογητές».
Μέχρι την οριστική εφαρμογή του προτύπου η επιβεβαίωση της διαχειριστικής επάρκειας των οργανισμών πραγματοποιείται από τις Διαχειριστικές Αρχές σύμφωνα με την εγκύκλιο του Υπουργείου Οικονομίας και Οικονομικών Αρ. Πρωτ. 4670/ΕΥΣ 551/01.02.08 «ΟΔΗΓΙΕΣ ΠΡΟΣ ΤΙΣ ΕΥΔ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ ΤΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΑΡΚΕΙΑΣ ΔΙΚΑΙΟΥΧΩΝ ΠΕΡΙΟΔΟΥ 2007 – 2013 ΓΙΑ TO ΔΙΑΣΤΗΜΑ ΜΕΧΡΙ ΤΗΝ ΕΝΑΡΞΗ ΤΗΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΟΥ ΕΛΛΗΝΙΚΟΥ ΠΡΟΤΥΠΟΥ ΔΙΟΙΚΗΣΗΣ & ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΕΡΓΩΝ (ΜΕΤΑΒΑΤΙΚΗ ΠΕΡΙΟΔΟΣ)»

Οι οργανισμοί για την επίτευξη των στόχων τους πρέπει να εγκαθιστούν και λειτουργούν συστήματα διαχείρισης που βασίζονται στις παρακάτω οκτώ αρχές:
α) Εστίαση στον πελάτη: Οι οργανισμοί εξαρτώνται από τους πελάτες τους, δηλαδή τους αποδέκτες των προϊόντων και υπηρεσιών τους, και κατά συνέπεια θα πρέπει να κατανοούν τις τρέχουσες και τις μελλοντικές ανάγκες τους, να ικανοποιούν τις απαιτήσεις τους και να επιδιώκουν την υπέρβαση των προσδοκιών τους.
β) Ηγεσία: Οι ηγέτες καθορίζουν την ενότητα των σκοπών και της διεύθυνσης του οργανισμού. Θα πρέπει να δημιουργούν και να διατηρούν το εσωτερικό περιβάλλον εντός του οποίου το προσωπικό συμμετέχει ενεργά για την επίτευξη των στόχων του οργανισμού.
γ) Συμμετοχή του προσωπικού: Το προσωπικό, σε όλα τα επίπεδα, αποτελεί την ουσία ενός οργανισμού και η ενεργός συμμετοχή του καθιστά δυνατή την αξιοποίηση των ικανοτήτων του προς όφελος του οργανισμού.
δ) Διεργασιακή προσέγγιση: Ένα επιθυμητό αποτέλεσμα επιτυγχάνεται πιο αποδοτικά όταν οι δραστηριότητες και οι συναφείς πόροι διαχειρίζονται ως μια διεργασία.
ε) Συστημική προσέγγιση: Ο εντοπισμός, η κατανόηση και η διαχείριση αλληλένδετων διεργασιών ως ένα σύστημα, συμβάλλει στην αποτελεσματικότητα και στην αποδοτικότητα του οργανισμού στην επίτευξη των στόχων του.
στ) Συνεχής βελτίωση: Η συνεχής βελτίωση της συνολικής επίδοσης του οργανισμού θα πρέπει να αποτελεί ένα μόνιμο στόχο του οργανισμού.
ζ) Αποφάσεις βασισμένες σε δεδομένα: Οι αποτελεσματικές αποφάσεις βασίζονται στην ανάλυση των δεδομένων και των πληροφοριών.
η) Σχέσεις αλληλωφέλειας με τους προμηθευτές: Ένας οργανισμός και οι προμηθευτές του αλληλεξαρτώνται και μία αμοιβαίως επωφελής σχέση αυξάνει την ικανότητα αμφοτέρων να δημιουργούν αξία.
Οι τύποι επάρκειας σύμφωνα με τους οποίους θα πιστοποιηθεί κάποιος οργανισμός είναι:
Επάρκεια τύπου Α «για οργανισμούς υλοποίησης δημοσίων τεχνικών έργων υποδομής»,
Επάρκεια τύπου Β «για οργανισμούς υλοποίησης δημοσίων συμβάσεων προμηθειών και υπηρεσιών»,
Επάρκεια τύπου Γ «για οργανισμούς υλοποίησης συγκεκριμένων δράσεων με ίδια μέσα»,

Και τα επίπεδα επάρκειας :

Επίπεδο 1: Αφορά οργανισμούς που διασφαλίζουν ότι κάθε έργο υλοποιείται με τις δικές του διαδικασίες και διεργασίες, βάσει καθορισμένων ελάχιστων απαιτήσεων.
Στο επίπεδο αυτό, εξετάζεται εάν ο οργανισμός
α) είναι σε θέση να αναγνωρίσει έργα και να τα υλοποιήσει ανεξάρτητα από τις επαναλαμβανόμενες λειτουργίες του
β) έχει αντιληφθεί ότι τα έργα πρέπει να υλοποιούνται με ξεχωριστό τρόπο από τις υπόλοιπες δραστηριότητές του, και
γ) είναι σε θέση να τεκμηριώσει ότι κάθε έργο υλοποιείται με τις δικές του διαδικασίες και διεργασίες, βάσει καθορισμένων ελάχιστων απαιτήσεων.
Επίπεδο 2: Αφορά οργανισμούς που διασφαλίζουν κεντρική διαχείριση όλων των έργων που υλοποιούν μέσω μιας μεθοδολογίας διαχείρισης έργων που περιλαμβάνει τυποποιημένες διαδικασίες, διεργασίες και τυποποιημένα «υποδείγματα» σχετικά με το σχεδιασμό, εκτέλεση, παρακολούθηση και κλείσιμο των έργων.
Στο επίπεδο αυτό, εξετάζεται εάν ο οργανισμός διαθέτει μια κεντρικά ελεγχόμενη μεθοδολογία διαχείρισης έργων, εάν κάθε έργο σχεδιάζεται με βάση τα προβλεπόμενα στην μεθοδολογία αυτή και εάν κάθε νέο έργο σχεδιάζεται παίρνοντας ως υπόδειγμα ένα παλαιότερο έργο, επιφέροντας σε αυτό τις απαιτούμενες τροποποιήσεις.
Οι οργανισμοί του Επιπέδου 2 έχουν «μνήμη». Δουλεύουν με τυποποιημένα υποδείγματα διαχείρισης έργων ώστε κάθε έργο να μην σχεδιάζεται από την αρχή, κάνουν διαχείριση αλλαγών, καθώς επίσης και αρχειοθετούν τα συμπεράσματα του κάθε έργου. Τα παραπάνω συνιστούν την τεχνογνωσία του οργανισμού στη διαχείριση έργων.
Επίπεδο 3: Αφορά οργανισμούς οι οποίοι αφού έχουν τυποποιήσει τον τρόπο διαχείρισης των έργων παρακολουθούν συστηματικά, μέσω δεικτών, την επίδοσή τους και αξιοποιούν τα δεδομένα αυτά για βελτιστοποίηση των διαδικασιών τους και συνεχή βελτίωση.
Στο επίπεδο αυτό, εξετάζεται εάν ο οργανισμός καταγράφει και αξιοποιεί ειδικές μετρήσεις απόδοσης των έργων του και λειτουργεί ένα τμήμα με σκοπό τη διαχείριση της ποιότητας. Ως ποιότητα στη διαχείριση των έργων νοείται η διασφάλιση της επίτευξης των στόχων τόσο ενός έργου όσο και του συνόλου των έργων τα οποία εκτελεί ή προγραμματίζει ο οργανισμός.
Η ειδοποιός διαφορά του επιπέδου αυτού ως προς το Επίπεδο 2, είναι ουσιαστικά η ανάλυση διεργασιών και η συστηματική παρακολούθηση της βελτίωσης του οργανισμού. Ο απώτερος στόχος είναι ο οργανισμός να θέτει σε λειτουργία συνεχείς διεργασίες βελτίωσης με εκ των προτέρων διαχείριση των προβλημάτων μέσω καταγεγραμμένης τεχνογνωσίας και ειδικής τεχνολογίας.
Υπό αυτές τις προϋποθέσεις ο ρόλος του εξωτερικού συμβούλου για την ανάπτυξη και εγκατάσταση ενός ΣΔΕΠ καθώς και την εκπαίδευση του προσωπικού είναι καθοριστικός. Ο έμπειρος σύμβουλος βρισκόμενος μακριά από τις αγκυλώσεις του δημόσιου συστήματος της χώρας μας είναι δυνατόν να προσφέρει πολύτιμες υπηρεσίες στους οργανισμούς τόσο στην ουσιαστική και αποδοτική οργάνωση τους όσο και στη καλύτερη αξιοποίηση των ανθρώπινων πόρων. Ο εξωτερικός σύμβουλος μη όντας μέλος του οργανισμού λειτουργεί ανεξάρτητα χωρίς να επηρεάζεται από τις χρόνιες παθογόνες δυσλειτουργίες των οργανισμών και τα συμφέροντα που αυτές υπηρετούν. Παράλληλα μεταφέρει τη πολύτιμη εμπειρία του από την εφαρμογή παρόμοιων συστημάτων διαχείρισης από τον ιδιωτικό τομέα.
Οι Υπηρεσίες όμως του Συμβούλου δεν πρέπει να περιορίζονται στην εξασφάλιση της κάλυψη των κριτηρίων διαχειριστικής επάρκειας του Οργανισμού μόνο κατά τη μεταβατική περίοδο, αλλά και τη προσαρμογή του Συστήματος του Οργανισμού στις απαιτήσεις του προτύπου όταν αυτό θα εφαρμοσθεί. Παράλληλα, ο Σύμβουλος θα πρέπει να προχωρήσει στον εντοπισμό και τη διόρθωση πιθανών λειτουργικών και διαρθρωτικών αδυναμιών των ακολουθούμενων διαδικασιών διαχείρισης έργων του Οργανισμού. Ποιο συγκεκριμένα ο σύμβουλος συμμετέχει απ’ ευθείας στην ανάπτυξη και την έναρξη εφαρμογής ενός Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας και μέσω της εκπαίδευσης που θα παρέξει στο προσωπικό του Οργανισμού στη πλήρη εφαρμογή και συντήρηση του.
Στα πλαίσια αυτά ο ρόλος του Συμβούλου δεν περιορίζεται στην εκπόνηση της απαραίτητης μελέτης, και τη σύνταξη των εγγράφων τεκμηρίωσης του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας (ΣΔΕΠ) με σκοπό την τυπική κάλυψη των απαιτήσεων της μεταβατικής περιόδου και του προτύπου αργότερα αλλά θα πρέπει να υποστηρίξει τον οργανισμό ώστε να βελτιστοποιηθούν τα οφέλη από το νέο τρόπο λειτουργίας και οργάνωσης.
Αναλυτικότερα το έργο του Συμβούλου θα πρέπει να περιλαμβάνει:
· Την ανάπτυξη και εγκατάσταση Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας για τα συγχρηματοδοτούμενα προγράμματα και έργα που αναλαμβάνει ο Οργανισμός. Το Σύστημα θα καλύπτει τις απαιτήσεις επιβεβαίωσης Διαχειριστικής Επάρκειας τύπου Α ή Β ή Γ, κατά τη μεταβατική περίοδο μέχρι την έναρξη της ισχύος του Ελληνικού Προτύπου ΕΛΟΤ 1429,
· Την παροχή συμβουλευτικής υποστήριξης κατά το πρώτο εξάμηνο λειτουργίας του Συστήματος και αναπροσαρμογή του σύμφωνα με τις τελικές απαιτήσεις του Ελληνικού Προτύπου ΕΛΟΤ 1429,
· Την εκπαίδευση του εμπλεκομένου προσωπικού του Οργανισμού σε θέματα Διαχείρισης του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας, Διαχείρισης Έργων και χρήσης σύγχρονων, συναφών πληροφοριακών εργαλείων.

Η Φάση της ανάπτυξης και εγκατάστασης περιλαμβάνει τη μελέτη και την εγκατάσταση Συστήματος για την κάλυψη των απαιτήσεων Διαχειριστικής Επάρκειας, όπως αυτές έχουν προδιαγραφεί σε σχετικά έγγραφα και κατευθυντήριες οδηγίες του ΥΠ.ΟΙ.Ο. Το Σύστημα αυτό θα φέρει όλα τα χαρακτηριστικά ενός Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας, προσαρμοσμένου στις απαιτήσεις και τη λειτουργία του Οργανισμού ώστε μετά την εγκατάστασή του να εξασφαλίζει:
- Τη συμβατότητα του κανονιστικού πλαισίου λειτουργίας του οργανισμού. με το κοινοτικό δίκαιο σχετικά με την ανάθεση και διαχείριση δημοσίων συμβάσεων,
- Το σαφή καθορισμό των αρμοδιοτήτων των υπηρεσιών και των αρμοδίων οργάνων που είναι υπεύθυνα για τις διαδικασίες προγραμματισμού και ωρίμανσης πράξεων, διενέργειας διαγωνισμού ανάθεσης και διαχείρισης συμβάσεων, παρακολούθησης και πιστοποίησης του φυσικού αντικειμένου, οικονομικής διαχείρισης έργων,
- Την τεκμηρίωση των ανωτέρω διαδικασιών με την μορφή εγχειριδίου, που θα χρησιμοποιεί οργανισμός,
- Την επάρκεια της υλικοτεχνικής υποδομής του οργανισμού για τη διαχείριση πληροφοριών και αρχείων.

Στη συνέχεια παρουσιάζονται τα βασικά βήματα που θα πρέπει να ακολουθηθούν για την υλοποίηση του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας.
1. Αρχικές ενέργειες
1.1. Η διοίκηση του Οργανισμού σε συνεργασία με τον Σύμβουλο προσδιορίζει:
§ το εύρος εφαρμογής του Συστήματος. Λαμβάνοντας υπόψη τα κριτήρια επιβεβαίωσης της Διαχειριστικής Επάρκειας και τις σχετικές οδηγίες του Υπ.Οι.Ο, (Έργα Κατηγορίας Β – Προμήθειες και Υπηρεσίες Κατηγορίας Γ – Δράσεις ΕΚΤ και λοιπά έργα)
§ τους απαραίτητους πόρους και
§ τα αναμενόμενα οφέλη από την εγκατάσταση του Συστήματος.
1.2. Καθορίζεται ο εκπρόσωπος της Διοίκησης ο οποίος θα επιβλέπει διοικητικά τη διαδικασία εφαρμογής του Συστήματος και θα είναι αρμόδιος για την τήρησή του μετά την εγκατάστασή του.
1.3. Κοινοποιείται η έναρξη της εγκατάστασης του Συστήματος με ανακοίνωσή της στο εμπλεκόμενο προσωπικό και επισημαίνεται η ιδιαίτερη σημασία του για τον οργανισμό.
2. Επισκόπηση Εφαρμοζόμενων Διαδικασιών
2.1. Ο Σύμβουλος σε συνεργασία με τα εμπλεκόμενα στελέχη του οργανισμού εντοπίζουν και καταγράφουν τις εφαρμοζόμενες διαδικασίες που αφορούν τη διαχείριση συγχρηματοδοτούμενων προγραμμάτων και έργων, ανάλογα με το εύρος εφαρμογής του ΣΔΕΠ.
2.2 Πραγματοποιείται επισκόπηση των διαδικασιών του οργανισμού σε σχέση με τις απαιτήσεις τόσο του ΥΠΟΙΟ για την επιβεβαίωση της Διαχειριστικής Επάρκειας κατά τη μεταβατική περίοδο, όσο και του Ελληνικού Προτύπου ΕΛΟΤ 1429: «Διαχειριστική επάρκεια οργανισμών για την υλοποίηση έργων δημοσίου χαρακτήρα».
3. Ανάπτυξη και Ανασχεδιασμός Διαδικασιών
Πραγματοποιείται ανάπτυξη των απαιτούμενων διαδικασιών. Ο σχεδιασμός των διαδικασιών γίνεται από το σύμβουλο σε στενή συνεργασία με τους υπεύθυνους και εμπλεκόμενους σε κάθε διαδικασία. Στο πλαίσιο αυτό:
3.1. Ανασχεδιάζονται οι υπάρχουσες διαδικασίες ώστε να ικανοποιούν τις απαιτήσεις Διαχειριστικής Επάρκειας και
3.2. Σχεδιάζονται πιθανές νέες απαιτούμενες διαδικασίες που θα πρέπει να ενταχθούν στη λειτουργία του οργανισμού.
4. Τεκμηρίωση του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας
Τεκμηριώνεται το Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας. Κατά το στάδιο αυτό συντάσσεται το εγχειρίδιο, οι διαδικασίες και τα τυποποιημένα έντυπα του Συστήματος.
5. Εσωτερική Επιθεώρηση του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας, Επιθεώρηση από Φορέα Πιστοποίησης, Πιστοποίηση
Το Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας τίθεται σε λειτουργία, και ακολουθεί Εσωτερική Επιθεώρηση από τον σύμβουλο, εντοπισμός αποκλίσεων και διόρθωση αποκλίσεων. Στη συνέχεια υποβάλλεται αίτηση – φάκελος σε Φορέα Πιστοποίησης, που θα ορισθεί από τον οργανισμό, επιθεώρηση του Συστήματος Διαχειριστικής Επάρκειας από τον επιλεγέντα Φορέα Πιστοποίησης και χορήγηση του Πιστοποιητικού.
Εν κατακλείδι ένα Σύστημα Διαχειριστικής Επάρκειας ενός οργανισμού θα πρέπει να είναι αρκετά απλό και όχι γραφειοκρατικό, ώστε να είναι κατανοητό και αποδεκτό από όλους τους ενδιαφερόμενους και συγχρόνως να είναι εφαρμόσιμο σε σύντομο χρονικό διάστημα με το μικρότερο δυνατό κόστος (άμεσο ή έμμεσο). Θα πρέπει επίσης να είναι προσαρμοσμένο στις συνήθειες και τις ανάγκες του Οργανισμού ώστε να είναι χρήσιμο και αποδοτικό. Ένα λειτουργικό ΣΔΕΠ δεν κρίνεται από τον αριθμό των σελίδων που περιέχει, αλλά από τη λειτουργικότητα του και τη προστιθέμενη αξία που θα προσδώσει στον οργανισμό.

(*) Το Κέντρο Καινοτομίας Κατασκευών του ΕΜΠ, μεταξύ των άλλων δραστηριοποιείται και στη παροχή συμβουλευτικών υπηρεσιών για την ανάπτυξη και εγκατάσταση Συστημάτων Διαχειριστικής Επάρκειας στους Οργανισμούς που επιδιώκουν να πιστοποιηθούν σύμφωνα με το πρότυπο ΕΛΟΤ 1429 ή μέχρι την οριστική εφαρμογή του με τις απαιτήσεις της μεταβατικής περιόδου.
Τηλ: 210 772 1268 / 3644, Φαξ : 2107723781
email:innovation@view.gr , http://innovation.view.gr